Préparer et conduire une réunion
But général : Aborder la problématique de la conduite de réunion en trois temps : Préparer, animer et gérer, rendre compte et assurer le suivi.Phase 1 : La préparation de la réunion :
Pour quelles raisons faisons-nous la réunion ?
Quel type de réunions : d’information/formation ; consultation/décision ; travail/production de contenusQuels objectifs :
- Ne se réunir que sur des objectifs clairs et précis
- Informer, décider, produire des idées, programmer des actions …
- Assure l’efficacité d’une réunion
- Les fixer à l’avance avec les participants
Ne se réunir que si c’est le moyen le plus efficace
Comment préparer la réunion ?
L'organisation du planning de la réunion : Rétro planning : envoyer convocation 1 mois avant la réunion, relances téléphoniques de J-7 à J.
Déroulement : séquencer la réunion sur 1 à 2 h max
Synthèse : conclure et valider en groupe les décisions prises
Définir les actions à venir : placer la prochaine réunion, reporter les décisions prises sur un calendrier prévisionnel.
Aspects techniques :
Aspects pédagogiques :
- Choisir une date réaliste : tenir compte des événements locaux et sportifs
- Caler un horaire privilégié : intégrer les contraintes horaires de la majorité des participants, structurer le planning à l’avance au trimestre, à l’année.
- Déterminer un lieu central : réserver une salle facilement accessible, parking, effectuer repérages préalables.
- Etablir un ordre du jour : 3 à 4 points maximums tenant compte de la vie associative e de son environnement
- Définir une méthode de travail : Directive, semi directive, participative, créative selon les objectifs de la réunion
- Choisir ses participants : membres actifs, sympathisants, journalistes, institutionnels, ne réunir que les personnes concernées
Aspects pédagogiques :
- Convocation : document écrit officiel adressé nominativement à chaque membre, 1 mois avant la réunion.
- Forme : courrier papier ou e-mail, logo/sigle de l’association, adresse du siège social de l’association, signé par le Président et/ou Secrétaire.
- Contenu : nom et coordonnées membre, intitulé de la réunion, liste des participants, ordre du jour, noms et fonction des intervenants internes ou externes, contexte, les raisons de la convocation (pourquoi la personne est convoquée), préparation préalable attendue, bulletin réponse à renvoyer avant une date limite indiquée, horaires, lieu, plan d’accès.
- Supports de présentation : guide d’animation de la réunion, check list, mots-clés, ppt.
- Préparer le support pédagogique rappelant les points important qui facilitera la mémorisation de la réunion.
- Demander au groupe de réfléchir sur les différents objectifs avant la tenue de la réunion
Phase 2 : L’organisation de la réunion :
Accueillir les participants :
Organisation pratique :- Mettre en place une banque d’accueil : bureau à l’entrée de la salle, signalétique avec logo de l’association et intitulé de la réunion
- Prévoir une feuille d’émargement : tableau à remplir par chacun des participants, nom et signature
- Dédier un membre responsable de l’accueil
Structurer une réunion :
- Prévoir un paper board : mot de bienvenue, rappel ordre du jour, rappel des objectifs …
- Préparer la salle : disposition des tables …
- Installer un vidéo projecteur et ordinateur
- Ecrire l’objectif les objectifs au tableau
- Message de bienvenu du Président
- Tour de table : présentation individuelle des participants (préciser les informations à donner)
- Timing et formalisation écrite à chaque étape
- Définition des rôles de chacun
- Définir les règles du jeu de la réunion
- Favoriser la participation du groupe en le laissant intervenir rapidement
- Animation :
- Reformulez ce que disent les participants
- Faire des synthèses régulières de ce qui a été dit
- Ne pas émettre de jugement de valeur, ne pas prendre position
- Distribuer équitablement la parole, et prendre tout ce qui est dit en considération
- S’assurer du consensus :
- A l’issue de la discussion, toutes les personnes ont compris la décision adoptée
- Elles acceptent de l’appliquer ou de ne pas la saboter pour un temps déterminé
- Cette décision ne choque pas les valeurs morales
- Chaque personne est satisfaite de la manière dont elle a été traitée au cours des discussions, même si ces idées n’ont pas été retenues au final
- Elle doit toujours être positive
- Remercier le groupe de sa participation et de son efficacité
- Assurer la mise en application des décisions prises
- Préciser :
- La manière dont va être utilisé ce qui a été fait durant cette réunion
- Les consignes et les délais à respecter pour les personnes qui ont accepté un engagement ou des responsabilités particulières
- La date et l’objectif de la réunion suivante
Phase 3 : Assurer le suivi de la réunion :
Bilan à chaud :
Organisation technique :- Conclusion : à l’oral et à l’écrit sur paper board : lister les décisions prises en réunion, prévenir de l’envoi du compte-rendu dans les 10 jours suivants, annoncer la date de la prochaine réunion.
- Tour de table : recueil des impressions de chaque participant, questions/réponses
- Inviter à poursuivre autour d’un apéritif ou autre formule
Bilan à froid :
Le compte rendu de réunion :- Envoi à J+10 : par courrier ou e-mail à tous les participants présents et absents, partenaires et personnes concernées par les décisions :
- Infos pratiques : date, lieu, thème ou intitulé de la réunion, nombre de participants
- Synthèse des échanges : rappel de l’ordre du jour, résumé des décisions prises, date de la prochaine réunion
- Joindre la liste des participants présents
